Avantages de la signature en PDF par rapport à la signature sur papier

Paies, contrats, factures, bons de livraison, autorisations, licences… Les documents que les entreprises traitent au quotidien sont nombreux, mais il existe un moyen d’en rationaliser la gestion : la signature électronique.

Vous souhaitez gérer des procédures et signer des documents à distance sans difficulté ? Dès que vous gérerez des démarches administratives, juridiques, fiscales ou autres, vous saurez le temps et les efforts qu’elles impliquent. Pour cette raison, cet article explique ce qu’est la signature numérique, en s’arrêtant à la signature PDF, les différences entre la signature numérique et la signature électronique, et un moyen sûr et facile d’obtenir votre signature pour les fichiers électroniques.

Qu’est-ce qu’une signature PDF ?

C’est la signature de documents au format numérique, plus précisément PDF. La signature numérique peut être ordinaire (à l’aide d’un stylo électronique ou d’une signature scannée) ou qualifiée (un document d’autorisation est joint au certificat qualifié). De plus, la signature numérique en PDF ne nécessite pas de certificat numérique.

La question est maintenant de savoir comment la signature numérique peut aider à rationaliser vos procédures ?

 Signature sur papier ou signature sur fichiers électroniques ? Brève explication

Quelle que soit votre activité, vous avez sûrement dû faire face à de multiples formalités administratives sur papier. Désormais, la transformation numérique a changé la dynamique des entreprises pour une raison simple : elles doivent toutes s’adapter pour augmenter leur part de marché.

Au milieu du tsunami technologique marqué par l’intelligence artificielle, le cloud computing et l’Internet des objets (IoT), une technologie capable d’augmenter la productivité des entreprises et de rationaliser les flux et processus internes émerge : les signatures électroniques .

Ce groupe englobe un large éventail d’authentifications, telles que les certificats biométriques, à distance, centralisés, numérisés, numériques, etc. Cependant, ne confondez pas un simple doodle collé dans un document Word ou Excel avec un certificat numérique émis par le gouvernement.

Ce dernier est attaché au DNI, est inaltérable et a une validité absolue. Il est utilisé pour identifier une personne dans le réseau auprès de plusieurs organismes officiels. Par exemple, si vous disposez d’un DNI électronique, vous pouvez l’utiliser pour effectuer des démarches au siège de la Sécurité Sociale.

En bref, le certificat est un document numérique qui identifie les personnes sur Internet. Il est constitué des données d’identification authentifiées par la Sécurité Sociale ou le Trésor Public. De cette manière, il vous permet de signer électroniquement des documents, rapidement, facilement et en toute sécurité.

On pourrait dire que la signature électronique représente l’authenticité qui remplace la signature manuscrite sur papier. De plus, c’est devenu le moyen le plus simple de valider ou d’authentifier un fichier, car il utilise des facteurs informatiques pour votre consentement.

 Différences entre signature électronique et signature numérique

Beaucoup de gens confondent ces types de signatures, mais nous avons compilé leurs différences pour clarifier tous les doutes :

• Concept

D’une part, la signature électronique a un caractère juridique, puisqu’elle confère un cadre réglementaire qui lui confère une valeur juridique. D’autre part, la signature numérique fait référence à une série de méthodes cryptographiques ou d’algorithmes. Pour signer un PDF avec une signature numérique, la première chose dont vous avez besoin est d’avoir un certificat valide installé dans le navigateur.

• Nature

La signature électronique est de nature juridique, puisqu’elle s’appuie sur un cadre réglementaire, tandis que la signature numérique est de nature informatique et technologique. Cela est dû au fait que, malgré sa validité juridique, sa fonction principale est de crypter les données d’un document pour lui donner une plus grande sécurité.

• Exigences

La signature électronique doit être créée à partir de données utilisables uniquement par le signataire sous son contrôle, elle doit être liée aux données signées afin que toute modification puisse être détectée et garantir l’intégrité des documents.

La signature numérique nécessite une mise en œuvre technique spécifique de certaines signatures électroniques via des algorithmes cryptographiques, elle doit montrer la validité et la sécurité, identifier la personne qui envoie le message et certifier que le document n’a pas été altéré.

•  méthodes

Les signatures électroniques utilisent des méthodes standard, telles que le courrier électronique ou l’authentification multifacteur, pour authentifier l’identité d’un signataire, mais les signatures numériques utilisent des méthodes d’identification complexes basées sur des certificats.

•  Sécurité

Alors que la signature électronique vérifie l’authenticité d’un document, en plus d’être équivalente à une signature manuscrite, la signature numérique protège l’intégrité dudit document et n’est pas équivalente à une signature papier.

Cas d’usage de la signature numérique dans l’entreprise

La signature de documents électroniques accélère considérablement les processus administratifs et commerciaux dans de nombreux secteurs, alors portez une attention particulière à ces exemples :

Zones

•  Département des ressources humaines. La signature PDF facilite la gestion des offres d’emploi, des contrats de travail, des vacances, des congés maladie ou de tout autre type de documentation de travail. Même, bien souvent, d’autres départements sont impliqués dans le même processus, de sorte que la signature numérique rationalise ces processus et les empêche de ralentir ou de s’arrêter.
• Département financier. C’est un domaine qui travaille quotidiennement avec de multiples factures, budgets, inventaires, prévisions de dépenses, etc., un sujet très sensible où de nombreuses personnes sont impliquées. La signature numérique permet d’accélérer ces démarches, puisqu’elle se fait en quelques clics.
• Département de gestion. Au fur et à mesure que nous montons dans la hiérarchie de l’entreprise, les responsabilités et les charges de travail augmentent. Le PDG doit signer quotidiennement de grandes quantités de documents, la signature PDF lui est donc extrêmement utile.

Secteurs

• Immobilier. La signature de contrats de réservation, de location ou de vente de biens immobiliers est accélérée par la signature numérique.
• Secteur juridique et administratif. De nombreuses procédures peuvent être accélérées avec la signature PDF, telles que les comptes annuels, les frais, les procédures ERTE, etc.
• Rubrique commerciale. La prestation de services et les conditions générales de passation des marchés nécessitent également de l’agilité dans leurs processus.

La signature numérique fonctionne grâce à des procédures mathématiques complexes qui associent automatiquement le document signé aux données du signataire. De cette façon, d’autres personnes peuvent reconnaître l’identité et s’assurer que le contenu n’a pas été altéré.

6 avantages de la signature numérique en PDF

1.   Plus grande agilité dans les procédures. Souvent, de nombreux flux de travail impliquent la signature de documents, mais grâce à l’agilité qu’apporte la signature PDF, le processus est simplifié. Réduisez les tâches liées au transport, au stockage et à la gestion de la distribution.
2.   Augmentez la sécurité . Les documents PDF signés numériquement ne peuvent pas être modifiés, comme cela peut être fait avec du papier. Grâce à la fiabilité et à l’efficacité des systèmes de signature numérique, la confidentialité est garantie.
3.   Productivité accrue. Le temps de gestion du papier est réduit, ce qui nous permet de l’investir dans des tâches plus productives pour notre entreprise, ainsi que de rationaliser toutes les procédures.
4.   Simplicité. La signature de documents numériques au format PDF est un processus facile, rapide et simple.
5.   Améliorer l’expérience client . Parfois, les clients sont tenus de signer des documents liés à la vente de produits ou de services. Dans tous les cas, la signature numérique leur permet de les signer de n’importe où et avec un confort total. Cela améliore votre expérience avec l’entreprise
6.   Économies de coûts. En remplaçant le papier et toutes les dépenses qui y sont liées (folios, encre, imprimante), les coûts sont réduits, voire supprimés. Vous pouvez réaliser jusqu’à 80 % d’économies par document géré.

Les différents types de signature électronique

Nous allons expliquer brièvement les types de signatures que nous proposons, à la fois pour les scénarios en face à face et à distance. Faites donc bien attention.

• Biométrique. Signature manuscrite dans des environnements en face à face. Il est très utile à la fois pour servir le public en personne et en déplacement. Ses caractéristiques sont : une biométrie forte, une signature numérique avec OTC ou avec un sceau qualifié, des tablettes couramment utilisées (Android, iOS, Windows, possibilité de signature hors ligne). De la même manière que pour la signature sur papier, en capturant suffisamment de données biométriques, un expert en écriture manuscrite peut lier la signature à son auteur. Contrairement à la simple signature électronique, la biométrie est liée au signataire de manière unique (enregistrement de la pression exercée à chaque instant du processus, rapidité d’écriture de la signature, coordonnées, etc.).

• télécommande. Signature basée sur des preuves pour les environnements distants. Ses fonctionnalités sont : plusieurs preuves (PIN par SMS, géolocalisation, IP, graphe de signature, etc.), option de signature avec certificats qualifiés en local ou à distance, signature sur n’importe quel appareil, et option d’authentification eID forte. Lorsque nous parlons d’eID ou d’identification électronique, nous faisons référence à un ensemble de services fournis par la Commission européenne pour permettre la reconnaissance mutuelle ou transfrontalière des systèmes nationaux d’identification électronique. 

• centralisé. Signature avec certificats stockés dans HSM (Hardware Security Module ou dispositif cryptographique pour générer, stocker et protéger les clés cryptographiques). La signature centralisée est idéale pour les employés de bureau et ceux qui travaillent à distance. Ses caractéristiques sont : signature qualifiée ou avancée avec des certificats qualifiés, possibilité de signer par lots, conservation sécurisée des clés et des certificats dans HSM, possibilité de se connecter à des magasins de certificats d’autres fournisseurs ou de l’entité, signature sur n’importe quel appareil.

• Tampon. Scellé électronique pour processus automatiques. Ses caractéristiques sont : signatures automatiques automatiques, conservation sécurisée des clés de signature, compatibilité avec les certificats de cachet d’entreprise ou d’administration, garantie d’intégrité et émetteur de documents.

• Carte à puce. Signature locale avec cartes cryptographiques. Ses caractéristiques sont: signature électronique qualifiée, dispositifs PC ou Smartphone NFC, avec carte cryptographique,

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 Ce qu’il faut retenir sur la signature PDF, la signature électronique et la signature numérique

Pourquoi signer vos documents numériquement ?

Parce que la signature en PDF offre un éventail de possibilités infinies : elle augmente la sécurité des documents et leur mobilité, facilite la signature en ligne à tout moment et en tout lieu, économise toutes sortes de ressources, augmente la productivité et la flexibilité, et est très simple.

Si vous pensez qu’une signature manuscrite est la méthode la plus sûre pour vos documents, vous vous trompez peut-être. Avec la signature électronique sous ses multiples formes – biométrique, à distance, centralisée, etc. – vous obtenez également la légalité d’une signature papier, mais vous y ajoutez la garantie que ce document n’a pas été modifié, grâce à la traçabilité que de nombreux systèmes autoriser la signature actuelle.