Qu’est-ce qu’un workflow et comment vous aide t-il à mieux gérer mon entreprise ?

Organisation des tâches. Ce dont nous avons tous besoin pour une entreprise. Parce qu’avoir des tâches organisées est synonyme de productivité, d’efficacité et de prise de décision simplifiée. Et la simplification est nécessaire pour améliorer les résultats commerciaux, c’est pourquoi nous nous sommes lancés dans cette aventure.

Heureusement, il existe plusieurs techniques visant à une bonne coordination entre le personnel impliqué dans chaque partie de l’activité productive de l’entreprise. Le workflow en fait partie.

Continuez à lire, car nous allons vous expliquer en détail ce qu’est un flux de travail, comment il vous aidera à gérer votre entreprise et pourquoi c’est l’un des moyens les plus efficaces d’obtenir d’excellents résultats. 

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow est un ensemble d’étapes nécessaires à l’exécution d’une tâche ou d’un processus. Il peut inclure des actions manuelles et automatisées, et peut être représenté graphiquement sous forme d’organigramme pour identifier les points de blocage ou les goulots d’étranglement. 

Les flux de travail passent par l’analyse d’une série de points clés : comment les tâches sont exécutées et structurées, comment les informations influencent, comment elles sont contrôlées, les outils nécessaires à sa gestion, l’ordre dans lequel les tâches suivent, le mode de synchronisation , etc.

Les actions quotidiennes d’une organisation passent par différents processus qui doivent être complétés pour s’assurer que le produit ou le service qu’elle offre répond aux attentes des clients. Le workflow est la méthodologie qui permet de maintenir l’ordre et de s’assurer que tout fonctionne comme prévu. 

Continuez à lire pour passer de la théorie à l’action, nous allons voir quelques exemples de flux de travail courants dans les entreprises.

Exemples de workflow en entreprise :

On se met en situation. Votre entreprise dispose d’un workflow pour décrire le processus de révision et d’approbation du contenu d’un guide d’achat de produits dans un eCommerce :

• L’auteur crée un document principal avec les étapes à suivre à partir des informations obtenues auprès d’experts en la matière. 
• Le document est partagé avec les professionnels du commerce électronique pour examen et approbation.
• Les experts suggèrent d’apporter quelques modifications au document pour son amélioration.
• L’auteur apporte les modifications suggérées dans l’examen et les partage avec les experts en attendant l’examen final.
• Si le document est rejeté, le rédacteur devra le modifier à nouveau. Mais s’il est approuvé, il sera publié. 

L’automatisation de ce processus facilitera non seulement le travail des parties concernées, mais augmentera également l’efficacité de l’entreprise. Montrer ces étapes par écrit n’est pas exactement un flux de travail, mais c’est un bon point de départ pour comprendre comment cela fonctionne. 

Voyons d’autres exemples de flux de travail :

• Logistique . Un système de flux de travail permettra à l’entreprise de savoir à quel stade ou phase de production se trouve le produit. En pouvant partager ces informations avec le client, les appels pour savoir s’il a commencé à travailler avec le produit ou non sont réduits.
• Approbation des budgets . Une entreprise peut télécharger le devis dans le logiciel de workflow, et une fois qu’il passe du statut créé à envoyé, un e-mail sera automatiquement généré pour le client. Si le client accepte les prix proposés par l’entreprise, une cascade d’actions se déclenche : lancer le processus de fabrication, réaliser des revues qualité, demander du matériel aux fournisseurs, etc. Tout cela se produit alors que le client est informé à tout moment de l’état de sa commande.
• E-mail de bienvenue . Lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire et laisse son courrier, un message lui est automatiquement envoyé sur la base d’un modèle préalablement rédigé. Ce message servira à vous remercier de votre confiance et de votre intérêt pour l’entreprise, ainsi qu’à vous proposer un autre produit ou service. Il s’agira d’un processus automatique pouvant tripler les performances commerciales d’un e-mail promotionnel classique.
• Ressources humaines . Paie, contrats de travail, gestion des congés, absences, formation… L’information traitée par le service RH est colossale. De plus, cela peut varier de temps à autre, mais l’automatisation des flux de travail élimine toute erreur manuelle et garantit un enregistrement correct des données.

De nombreuses entreprises de tous les secteurs profitent des avantages de l’automatisation. Les statistiques confirment ce fait : « Le marketing automatisé augmente les revenus d’environ 417 % » et « contribue à augmenter la productivité des ventes de plus de 14,5 % ». ), selon les études.

Automatisez les flux et les processus de documents

Trouver le point d’union entre le workflow des processus métiers et les documents qui les accompagnent est un défi commun et quotidien dans les entreprises. Actuellement, les outils de gestion de documents cherchent à faciliter cette tâche grâce à des fonctionnalités de contrôle et d’automatisation du flux de travail. 

Le rôle du workflow dans un gestionnaire de documents

Les gestionnaires de documents sont des programmes qui permettent aux entreprises de gérer et de partager leurs documents en toute sécurité. Ils offrent une variété de fonctionnalités, telles que la création et l’édition de documents, le stockage dans le cloud, le contrôle de version, la recherche et l’indexation, la gestion des autorisations et l’accès aux documents depuis n’importe quel appareil. 

En bref, les gestionnaires de documents favorisent le mouvement automatisé des documents en corrélant les actions liées à un processus métier. Dans les workflows, chaque document est associé à l’état dans lequel il se trouve à tout moment. Par exemple, un bon de livraison peut se trouver dans différentes situations : reçu, approuvé, signé, etc., et l’administrateur pourra contrôler son statut en cas de besoin. 

Saviez-vous que le contrôle du workflow représente l’automatisation maximale des processus métier, où les documents passent d’un travailleur à l’autre, selon la procédure définie ? Et ce n’est pas tout, lisez la suite pour savoir comment ces flux sont créés. 

Étapes pour créer un flux de travail

Lors de la mise en place d’un système de workflow dans votre entreprise, il est commode de suivre une commande, prenez note !

1. Définissez des objectifs avant de démarrer le processus. Que veux-tu accomplir? Quels résultats souhaitez-vous ? Quels éléments ne fonctionnent pas comme ils le devraient ?
2. Concevoir le flux de travail en fonction des besoins. Considérez toutes les options possibles.
3. Implémentez le workflow une fois que vous l’avez conçu, mais pas avant d’avoir effectué un test préliminaire.
4. Mesurer les résultats pour détecter les améliorations possibles. Rappelez-vous que tout ce qui ne peut être mesuré ne peut être amélioré.

Répétez le processus jusqu’à ce que vous obteniez le résultat souhaité. 

Processus d’automatisation du flux de travail avec un logiciel de gestion de documents

Maintenant que vous savez ce qu’est le workflow, vous en déduirez qu’il peut s’appliquer à toutes sortes de tâches dans lesquelles il y a un point commun : la génération d’un grand volume de documents. Procédures légales, gestion des ressources humaines, factures, circulaires internes, etc.

Avoir un logiciel de workflow vous facilitera la vie à bien des égards :

• Il s’adapte aux spécificités de votre entreprise.
• Il permet un accès facile au matériel nécessaire à tout moment.
• Garantit la sécurité dans l’accès à l’information.
• Augmente la productivité de l’entreprise.
• Unifiez tous les processus sur une seule plateforme.

L’automatisation des workflows est l’une des principales fonctionnalités du gestionnaire de documents. C’est un outil très utile pour optimiser le travail d’équipe et améliorer la productivité. Il vous permet de créer des flux de travail automatisés, d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe, de fixer des délais et d’informer les utilisateurs des tâches en attente, entre autres. Mais ce n’est pas tout. 

Dans les lignes qui suivent, nous allons vous détailler tous les avantages d’un logiciel de workflow.

Avantages de l’utilisation des workflows dans l’entreprise

Les workflows présentent de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

• Visualisation de toutes les tâches du début à la fin.
• Répartition des tâches beaucoup plus claire et compréhensible pour tous les départements.
• Simplification du processus décisionnel puisque la responsabilité de chaque collaborateur est clairement définie.
• Intégration facile des modifications dans les documents.
• Agilité dans les processus de réalisation des tâches.
• Réduction des dépenses et du temps de fonctionnement, puisque le personnel sait à tout moment ce qu’il a à faire.
• Des communications internes plus simples, plus agiles et plus sécurisées.
• Intégration des processus métier dans une seule plateforme, quel que soit son type.

Si, en plus, nous automatisons ces flux avec un logiciel de workflow adapté aux besoins de votre entreprise, les avantages se multiplient :

• Éliminer les processus et activités redondants ou obsolètes.
• Éliminez les erreurs humaines, car tout le processus se fait automatiquement.
• Vous pouvez effectuer des tâches plus complexes et détaillées sans nécessiter d’intervention humaine.
• Optimise la circulation de l’information interne.
• Il vous permet de vous débarrasser des étapes et des fonctions inutiles.
• Il facilite la collecte de données pour mener à bien un processus rapidement et efficacement.
• Il offre la possibilité d’effectuer des recherches documentaires avancées.
• Améliorez la productivité des employés grâce à l’automatisation des processus.

Mieux encore, ces avantages signifient un meilleur service client. Vos employés ont des difficultés à connaître l’état de leurs tâches habituelles ? Les processus de travail définis sont-ils inefficaces ? Perdez-vous trop de temps à chercher des informations lorsque vous prenez des décisions stratégiques ?

Le moment est peut-être venu d’automatiser les processus de production de votre entreprise.