Comment numériser correctement les factures de votre entreprise ?

Quelle est votre manière habituelle de traiter les factures ? Est-ce un processus trop laborieux, lent et inefficace ? Combien de temps, d’efforts et d’argent investissez-vous dans l’enregistrement manuel des factures reçues ?

Avant de répondre, laissez-nous vous dire quelque chose… La dématérialisation des factures ne consiste pas seulement à réduire l’utilisation du papier dans votre entreprise et les problèmes de gestion et de classement associés. C’est bien plus que cela. 

C’est un processus essentiel dans la stratégie de transformation numérique et les économies de coûts des entreprises. En bref, il s’agit de transformer des documents papier en format numérique, ce qui peut être facilement réalisé avec un système de gestion de documents.

À première vue, le processus de numérisation peut sembler complexe, mais en réalité, il ne l’est pas. Rejoignez-nous et découvrez comment numériser correctement vos factures !

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures transforme les documents papier en format numérique. Ceci est possible grâce aux systèmes de gestion de documents. Les solutions ou outils que nous proposons chez Everial vous permettent d’adapter numériquement votre entreprise pour faciliter le télétravail et la transformation numérique.

Vous pourrez non seulement transformer vos factures au format électronique, mais également stocker et récupérer des documents instantanément, automatiser les flux et processus documentaires , extraire des données de vos documents numérisés et aux formats numériques pour les intégrer dans des programmes de gestion, et transformer et diffuser facilement documents.

Chez Everial, nous vous donnons la possibilité d’effectuer la facture certifiée pour avoir votre documentation au format numérique et la détruire quand vous le souhaitez. La facture certifiée est acceptée par l’administration fiscale et est parfaite pour certifier lorsque vous numérisez le document original.

Ce certificat permet la numérisation des dossiers administratifs et des documents informatifs, entre autres. De plus, il est très utile pour l’automatisation et la comptabilisation des documents. Sa philosophie consiste à offrir au client la possibilité de numériser directement la documentation et de la télécharger dans l’application, où l’OCR (Optical Character Recognition) lit toutes les informations et génère une écriture comptable dans son programme comptable.

C’est une solution parfaite pour les entreprises qui gèrent un volume élevé de factures, telles que les agences ou d’autres grandes entreprises. Êtes-vous un d’entre eux?

Avantages de la numérisation de vos factures

Nous voulons partager avec vous les principaux avantages de la numérisation de vos factures. Vous ne regretterez pas d’avoir investi dans un programme de gestion de documents capable de travailler automatiquement avec eux. Et mieux encore, sans courir le risque d’être manipulé manuellement. En 3 mots : optimisation, métadonnées et signature électronique.

Prenez note des avantages de la numérisation de vos factures :

1. Il représente une étape de plus dans la transformation numérique grâce à ses possibilités de modifier le processus de gestion des documents et l’utilisation des technologies.
2. Facilite la comptabilisation des factures. Vous aurez la possibilité de scanner la documentation directement et ne vous inquiétez pas. 
3. Son caractère électronique facilite le télétravail . Le Covid-19 a déclenché la demande de services de facturation électronique.
4. La dématérialisation des factures permet d’économiser 67% des frais de personnel , selon les nouvelles études.
5. Augmente la productivité , puisqu’il évite la mobilisation du personnel dans les tâches liées à la paperasserie.
6. Gagnez du temps grâce à une gestion rapide et efficace, ainsi qu’à la réduction des délais d’envoi des documents et de réalisation des paiements.
7. Retrouvez rapidement une facture demandée par l’administration ou par un client. De cette façon, il est possible de faire une consultation rapide à tout moment et sur n’importe quel appareil.
8. Sa valeur est irréfutable lorsqu’elle correspond à la législation et remplace à toutes fins utiles la facture physique.
9. Améliore l’organisation et la disponibilité des données à consulter chaque fois que nous en avons besoin. 
10. Permet d’intégrer les données dans le système de facturation électronique

Arrêtez de penser que c’est un processus laborieux. Ce qui coûte vraiment cher, c’est d’investir trop de temps et de ressources dans la gestion de vos factures, en pouvant les numériser automatiquement. La gestion des documents n’est pas un système coûteux à mettre en œuvre. Au contraire, il sert à réduire les coûts, entre autres. Vous transformerez l’un des processus les plus laborieux de l’entreprise.

Votre entreprise en a besoin. 

Pas à pas pour digitaliser vos factures

Imaginez que vous souhaitiez numériser les dernières factures générées dans votre entreprise avec un système de gestion documentaire. Par où on commence?

A l’aide d’un équipement multifonctionnel classique, nous numérisons les documents . Dans ce cas, vos factures.

Grâce au programme, nous sélectionnons les données que nous souhaitons obtenir à partir des documents numérisés. Il les lit automatiquement et nous pouvons maintenant les intégrer dans nos systèmes de gestion/comptabilité ou n’importe quel ERP/CRM sans que nous ayons besoin de les saisir manuellement.

Une fois la facture scannée, vous pouvez cesser de vous inquiéter. Le programme vous montrera l’état du processus.

Rapide et facile. Parmi les principales caractéristiques du système, citons :

• Définir plusieurs modèles de documents pour extraire différents champs de données.
• Prise en charge d’un nombre illimité de règles d’identification pour sélectionner le bon modèle.
• Contrôle du type de champs définis, calcul des montants et automatisation des avis utilisateurs.
• Intégration avec différents types de systèmes comptables et module de reconnaissance de code-barres en option.
• Signature électronique des documents PDF traités et support pour identifier et séparer les documents d’un seul document.

Maintenant que vous savez comment numériser les factures, il est temps de vous plonger dans les outils utilisés pour y parvenir.

Des outils pour numériser vos factures

Saviez-vous qu’une organisation correcte implique d’utiliser les meilleurs programmes de gestion de documents ? Et ça, en plus, ça amènerait votre entreprise vers le haut ? Et tout cela grâce à la bonne utilisation des ressources, du personnel et à une classification impeccable des documents.

Nous vous laissons quelques outils que vous pouvez utiliser pour numériser vos factures :

1.DocuXtract

C’est le système permet d’extraire facilement et automatiquement les données des documents numérisés et dans des formats numériques pour les incorporer dans les programmes de gestion. 

2. Contre-rapide

Il s’agit d’un logiciel de numérisation de factures via un système automatisé. A partir d’une facture scannée, les données sont reconnues et des écritures comptables sont générées.

3. Facturation directe

Ce programme en ligne permet l’accès de n’importe où, ainsi que le contrôle des frais. À partir de ce système, vous pouvez facilement consulter les factures.

Il convient de noter le rôle prépondérant de la reconnaissance optique de caractères (OCR) . Sans aucun doute, cette technologie change la façon dont nous sauvegardons et stockons nos documents.

Pariez-vous sur la digitalisation intelligente de la facturation ? Ne manquez pas la fin.

10 clés à prendre en compte lors de la digitalisation des factures

La gestion documentaire de Everial vous permet de numériser vos factures rapidement, confortablement et facilement, toujours avec l’aide de son équipe professionnelle. Voici les clés du processus :

1. Les outils de gestion de documents de Everial vous permettent de transformer et de distribuer facilement des documents .
2. Faciliter l’accès aux dossiers, factures, commandes, contrats, bons de commande ou toute autre information.
3. Automatisez les flux et processus de documents 
4. L’équipe peut communiquer instantanément et en collaboration , en créant des rappels et des commentaires, ainsi qu’en assignant des tâches sur des problèmes.
5. Les entreprises peuvent non seulement éliminer les problèmes de papier et de stockage , mais aussi réduire les coûts.
6. Signez des contrats, des offres et des commandes avec des clients ou des fournisseurs via un message sur le mobile, avec une pleine validité juridique.
7. Il vous permet d’extraire des données de vos factures numérisées et sous formats numériques pour les intégrer dans des programmes de gestion, tels que CRM ou ERP.
8. Vous pouvez donner à vos documents la forme souhaitée .
9. Et numérisez directement la documentation, en la téléchargeant dans l’application , où l’OCR lit les données de la facture et génère une écriture comptable dans votre programme.
10. Facilite le télétravail

L’organisation correcte à travers des programmes de gestion de documents amènera votre entreprise au sommet.

Numérisez vos factures

Chez Everial, nous vous aidons à faire face à ces problèmes avec un logiciel qui vous permettra de numériser les factures en quelques secondes .

De nombreuses entreprises génèrent un volume important de factures de nature différente, ce qui implique une mobilité de l’équipe de direction et un processus de validation lent lorsque l’on travaille avec du papier. En conséquence, il y a un coût administratif élevé, un processus de comptabilité et d’approbation très inefficace et de grandes difficultés pour consulter la documentation.