Dématérialisation et numérisation des documents : tendances et bonnes pratiques

La question de la numérisation et de la dématérialisation des documents est complexe. La technologie, les pratiques opérationnelles et le droit se croisent. Cependant, il est clair que pour les organisations, il s’agit d’une opportunité en termes d’efficacité et d’économies de coûts . L’accélération numérique imposée par la pandémie fait que cette transition ne peut plus être reportée.

Le document a toujours été la base de tout processus commercial . Du recrutement du personnel aux offres commerciales ; des factures d’achat aux rapports d’intervention après-vente. Au sens commun, un document est un objet qui occupe un espace physique. Son objectif est de contenir des informations pouvant être utilisées par ceux qui le consulteront. Par conséquent, sa valeur n’est pas donnée par le conteneur lui-même, mais par les informations qu’il contient.

Le document papier est également appelé analogique, contrairement au document numérique. Ce dernier est un objet informatique qui contient des informations sous forme numérique et codée. Cependant, lorsque l’on parle aujourd’hui de numérisation , on ne pense plus uniquement aux documents, mais plutôt à l’ensemble des procédures et des flux d’informations au sein des entreprises.

En ce sens, il est important de distinguer les notions de numérisation et de dématérialisation des flux documentaires. En fait, ces termes sont souvent utilisés à tort comme synonymes.

La dématérialisation est une procédure qui conduit à l’informatisation d’un document initialement sur papier . Son objectif est de conserver l’information, en conservant sa valeur juridique, dans son nouveau format numérique.

La numérisation , en revanche, est un processus beaucoup plus complexe et raffiné qui n’implique pas seulement l’élimination complète du papier. Cela passe par une réingénierie et une gestion entièrement informatisée des processus documentaires.

Tendances et avantages de la numérisation des documents

La nécessité de digitaliser les flux d’informations et de documents au sein des entreprises est également due aux nouvelles tendances du monde du travail :

• Coexistence du travail en personne et du smartworking, avec le besoin croissant de numériser les méthodes de communication et de collaboration entre collègues qui ne travaillent plus simultanément et au même endroit.
• Expansion internationale , avec pour conséquence la nécessité d’adapter l’organisation à des normes d’innovation plus élevées, à des réglementations plus contraignantes et à des besoins clients de plus en plus évolués.
• Préservation du patrimoine informationnel et du savoir-faire de l’entreprise quel que soit le turnover du personnel.

D’autre part, les avantages apportés par la numérisation des flux documentaires peuvent se résumer comme suit :

Réduction des coûts d’impression.
Réduction des coûts de stockage et de classement des documents.
Réduction des délais de gestion des recherches internes, des délais de réponse, des délais d’acheminement à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’entreprise.
De meilleures possibilités de diffuser des données et des informations actualisées.
Plus de rapidité et d’efficacité dans la recherche et l’échange d’informations tant en interne qu’en externe.
Meilleure qualité des informations disponibles sur lesquelles fonder les décisions commerciales, ce qui se traduit par une plus grande compétitivité.
Une plus grande sécurité des informations.

La dématérialisation des dossiers papier

La dématérialisation des archives implique une série d’activités visant à transformer tous les documents papier en documents numériques. Cependant, la dématérialisation des documents ne suffit pas pour une véritable digitalisation des processus dans lesquels ils sont utilisés.

En fait, de nombreuses entreprises pensent que la transformation numérique se termine par l’achat de logiciels leur permettant de se débarrasser du papier. Cela peut en fait permettre d’économiser tout au plus de l’espace de stockage. Sans vision globale, la duplication de documents est très courante. 

Pour réaliser une digitalisation efficace des processus métiers, il faut agir à trois niveaux :

• Organisation. Une fois la stratégie de l’entreprise définie, ou les objectifs commerciaux qui doivent être soutenus par la digitalisation, les processus existants doivent être cartographiés puis repensés et améliorés. Il est souvent également nécessaire d’intervenir dans la structure de l’entreprise, en précisant ou en redéfinissant les rôles et les tâches.
• Technologie. Les solutions technologiques, comme les logiciels de gestion , doivent être conçues et identifiées en fonction des objectifs de l’entreprise. Les outils doivent être choisis en tenant compte de l’ensemble du système d’information et donc de l’intégration de la nouvelle solution avec le reste du système. Pour cette raison, un système offrant flexibilité , évolutivité et intégrabilité est préférable.
• Le personnel. Gérer la résistance au changement est le fil conducteur qui, s’il est abandonné, conduit inévitablement à l’échec de tout projet de transformation numérique. Les objectifs et les bénéfices doivent être clairs pour tout le monde. Et il est nécessaire de proposer une formation adéquate qui comble le déficit de compétences nécessaires.