Gestion de documents pour les entreprises

Comment réaliser l’organisation documentaire d’une entreprise ? Dans notre blog, vous avez toutes les clés, idées et outils pour une bonne gestion des documents.

De nombreuses entreprises, grandes organisations et PME, sont confrontées quotidiennement à des problèmes liés à une mauvaise gestion des documents. La recherche de dossiers, factures, dossiers clients, bons de livraison…représentent une perte de temps et de ressources humaines qui reviennent à la qualité du service client.

Mais non seulement le temps est l’un des inconvénients de ne pas avoir de programme de gestion de documents, mais aussi la perte possible de documents et de données confidentiels et importants, l’accès à ceux-ci à partir de différents supports et emplacements, la diminution de la productivité de vos employés ou peu ou aucune sécurité dans le stockage des documents.

Avantages de la gestion de documents

La gestion documentaire apporte de nombreux avantages aux entreprises, quel que soit le secteur dans lequel elles opèrent, qui contribuent à améliorer la qualité de leurs services et la productivité de leurs employés, entraînant une amélioration globale de la marque ou de l’institution dans laquelle elle est mise en œuvre.

Aujourd’hui, dans un monde globalisé et où la digitalisation a acquis une place aussi importante, il est inconcevable qu’une entreprise d’une certaine taille n’ait pas fait le saut dans l’ère numérique et n’en profite pas à court, moyen et long terme. terme qui a la gestion des documents. Parmi les principaux avantages que nous pouvons souligner d’un logiciel de gestion de documents, citons :

Sécurité

Il est essentiel d’avoir un outil qui contrôle qui peut accéder à quels documents et quand.

Gain de temps

En disposant instantanément des informations dont j’ai besoin, je pourrai passer mon temps à trouver de nouveaux clients et à développer mes activités avec les clients existants.

Économiser de l’argent

En ayant accès à la documentation et en étant capable d’automatiser les processus instantanément, nous avons besoin de moins de personnel pour effectuer des tâches administratives sans ajouter de valeur.

Accéder à la documentation

Accès rapide et sécurisé aux informations de l’entreprise depuis n’importe où, réduisant les temps de recherche d’informations et, par conséquent, les temps de réponse.

Conservation à long terme

L’accès aux documents papier peut être perdu à tout moment et ne pas en avoir sur le long terme est un inconvénient majeur. La gestion documentaire préserve les documents et facilite leur récupération à tout moment quel que soit le format dans lequel il a été enregistré.

Améliorer le retour sur investissement

Il existe des études qui montrent que la réduction des coûts, l’amélioration de la qualité et de la productivité de l’entreprise et le gain de temps contribuent à améliorer le ROI de notre activité.

Permet d’unifier les processus

La gestion documentaire évite que chaque personne de chaque service réalise la même tâche de manière différente, unifie les procédures pour chaque tâche et permet de mesurer facilement et rapidement les résultats.

Récupération facile des documents

Effectuer des recherches rapides pour des requêtes personnalisées et accéder et récupérer les documents nécessaires à tout moment est l’un des avantages mis en avant par les entreprises qui disposent d’un système de gestion de documents.

Risque de perte minimum

La perte de documents papier est un problème fréquent auquel les entreprises sont confrontées et qui peut avoir de lourdes conséquences. Grâce à la gestion documentaire, le risque de perte en cas d’accident, incendie, inondation est éliminé.