Guide GED : qu’est-ce que c’est et pourquoi c’est si important ?
Perte de temps à rechercher la documentation, si elle peut être trouvée, écrasement de fichiers, duplication de documents, manque de sécurité…
Ce sont quelques-uns des principaux problèmes dérivés du manque de contrôle sur les documents d’une entreprise, des factures, bons de livraison, contrats, licences et permis, aux mots de passe, cartes de visite et documents fiscaux, entre autres.
Les risques de ne pas disposer d’un système de gestion des documents optimal peuvent aller plus loin et entraîner une mauvaise capacité d’analyse, une mauvaise communication et un travail à distance inefficace de l’organisation. Rien ne peut être fait pour changer ce qui s’est déjà produit, mais beaucoup peut être fait pour changer ce qui est à venir.
Ne vous inquiétez pas si vous ne savez pas par où commencer pour organiser vos tâches, car tout au long de ce guide de gestion de documents, nous allons vous expliquer en détail ce qu’est la gestion de documents, pourquoi elle est si importante, des conseils pour une bonne utilisation du logiciel et bien plus encore. plus.
Définition de la GED ou la gestion documentaire
La gestion de documents ou GED, est le processus de capture, de gestion et de distribution de documents électroniques. Il comprend les normes, techniques et pratiques utilisées par une entreprise pour gérer les flux de documentation, ainsi que la garantie de sa récupération. Les systèmes en charge de l’exécution de ces tâches, appelés systèmes de gestion de documents (DMS), stockent, gèrent et contrôlent le flux de documentation à l’intérieur afin de faciliter leur recherche et leur accès dans l’environnement numérique.
Ces systèmes sont devenus un élément clé pour les entreprises pour une raison principale : la grande quantité d’informations qu’ils génèrent chaque jour, ainsi que la rapidité avec laquelle elles sont produites. Les anciens systèmes de stockage conventionnels présentent actuellement trop de défauts : mauvaise sécurité, trop de temps pour rechercher des documents, manque de traçabilité, perte d’informations, obsolètes, espace réduit.
Dans ce contexte, un système de gestion documentaire intelligent assure une information organisée et efficace qui favorise la productivité.
Caractéristiques communes d’un système de gestion de documents
Tout logiciel de gestion de documents doit répondre à une série d’exigences que nous avons rassemblées ci-dessous :
- Coordination et contrôle des tâches associées à la création, au stockage, à la localisation, à l’accès et à la maintenance des fichiers.
- Conservation et récupération des documents générés par indexation pour faciliter la recherche.
- Stockage, intégration et identification des documents dans un seul système pour éviter les pertes.
- La sécurité de l’information , ainsi que la garantie d’accès uniquement aux personnes autorisées.
- Cycle de vie et destruction des informations de manière sûre et certifiée.
- Travail collaboratif entre les différents organes ou services de l’entreprise pour une gestion optimale du système.
- Automatisation des workflows ou workflows comme méthodologie de travail afin de suivre une hiérarchie, des règles ou des modèles établis.
Tout comme un gestionnaire de documents a ses caractéristiques, la documentation qui y est stockée a aussi les siennes, telles que l’authenticité (pouvoir démontrer sa véracité), la fiabilité (informations immuables), l’intégrité (reflète fidèlement l’exécution des opérations) et l’utilisabilité (peut être localisé, récupéré et interprété).
Exigences à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de gestion de documents
Les besoins des entreprises proviennent de plusieurs chemins et n’ont pas tous besoin du même gestionnaire de documents, et il n’existe pas non plus de système qui couvre toutes ses lacunes. Cependant, il y a quelques considérations de base dans le processus de sélection.
Nous vous présentons les tâches générales qu’un logiciel de gestion de documents doit effectuer et qui sont requises par tous les types d’entreprises, prenez note !
- Numérisation
L’une des exigences de base du gestionnaire de documents est le transfert d’informations au format électronique. La gestion des documents ou GED est le deuxième élan, car une fois tous vos papiers numérisés, il est temps de les gérer facilement, rapidement et efficacement.
- Audit
Il doit être en mesure de suivre toute modification apportée au système afin de savoir quoi, qui, comment et quand un certain document est modifié, ainsi que d’accéder aux versions précédentes de celui-ci.
- Rapports
La fonction de recherche fournie par le système, ainsi que la quantité d’informations stockées, nous permettent également de préparer plus facilement des rapports ultérieurement. Pour cette raison, la facilité de recherche est un autre des aspects clés de cet outil.
- flux de travail
Le contrôle des flux de travail, de l’attribution des tâches au suivi de celles-ci, contribue positivement à la qualité des tâches et à la productivité au sein des organisations.
Regardez ces exigences avant d’opter pour un système de gestion de documents !
Tous les modules d’un système ne conviennent pas à tous les secteurs
Comme nous l’avons mentionné précédemment, les systèmes ne couvrent pas tous les besoins des entreprises, tout comme leurs modules ne sont pas adaptés à tous les secteurs. Bien qu’il existe des aspects communs, tels que ceux définis dans la section précédente, les protocoles sont différents pour chaque zone. Par exemple:
- Dans le secteur pharmaceutique , le personnel exige la consultation périodique des prospectus, des prescriptions médicales, des antécédents des patients, etc., ainsi que des contrôles de qualité lors de la fabrication des médicaments. Toute modification apportée au protocole doit être immédiatement communiquée aux machines qui prélèvent les échantillons, ainsi qu’à l’équipe de travail. L’automatisation des tâches pourrait vous faire économiser beaucoup d’erreurs, de temps et de maux de tête.
- Dans le secteur de la santé, comme les hôpitaux ou les centres de santé, les protocoles passent par différents domaines médicaux, chirurgicaux et diagnostiques. Chacun d’eux a besoin d’une interprétation spécifique, mais ils doivent travailler ensemble pour tracer le tableau clinique du patient sans erreur. Un logiciel de gestion documentaire permet de stocker, d’organiser et de mettre à disposition des informations à tout moment, en garantissant leur conservation et leur sécurité.
Sans gestion de la qualité, il n’y a pas de gestion documentaire, car si la première établit les guides des processus à suivre, la seconde promeut la pratique pour son application.
Avez-vous des doutes jusqu’à présent?
Erreurs courantes dans l’organisation des flux d’informations
Lorsqu’une organisation décide de mettre en place un gestionnaire de documents, elle le fait en pensant aux problèmes qu’elle rencontre, qui peuvent provenir de n’importe lequel de ses domaines. Il est donc important de les connaître avant de chercher une solution.
Ces handicaps commencent par la difficulté des workflows de l’entreprise , ainsi que leur influence sur le manque de productivité. Ils perdurent en raison de la présence de processus profondément enracinés dans l’entreprise, qui sont devenus routiniers et n’évoluent pas avec la technologie. Ces processus doivent être modifiés ou supprimés.L’absence de classification est la troisième erreur commise par les entreprises dans leurs flux d’informations, ce qui rend difficile la recherche et l’interrogation.
Continuez à lire ce guide de gestion de documents, vous êtes sur le point d’atteindre la fin !
Conseils pour une bonne utilisation du gestionnaire de documents
Quelle est la qualité des systèmes que vous utilisez actuellement ? La vérité est que cela n’a pas d’importance, car il n’y a pas de technologie réussie sans utilisateurs qui savent l’utiliser, en tirer parti et en tirer le meilleur parti. C’est la raison pour laquelle nous allons vous donner une série de conseils pour utiliser un système de gestion de documents , quel qu’il soit :
- Effectuez des séances de contact avec vos employés avec le nouveau système.
- Il implique l’ensemble du personnel afin qu’il puisse apprendre comment cela fonctionne.
- Utilisez des exemples à proximité pour démontrer son utilisation dans l’entreprise.
Et surtout, faites attention aux fournisseurs de la même chose, de leur expérience et de leurs connaissances dans le secteur, au niveau de compréhension de vos objectifs, d’engagement et de soutien.
Nous sommes arrivés à la fin de ce guide de gestion de documents. Rappelons que pour 70% des entreprises, une mauvaise gestion documentaire nuit à l’agilité opérationnelle de l’organisation. Êtes-vous un d’entre eux?