Gestion traçabilité documentaire : Bénéfices d’une entreprise digitalisée

La traçabilité documentaire peut être définie comme la connaissance de l’origine, de la trajectoire et de la localisation d’un document. Le principal avantage est que, de cette façon, vous travaillez plus efficacement, puisque l’emplacement d’un fichier dans la vaste bibliothèque numérique d’une entreprise est automatiquement déterminé.

C’est également un élément essentiel du concept de bureau sans papier . Prenons un exemple : une entreprise exportatrice doit finaliser un contrat pour l’envoyer au client final. Avant de le valider, il doit passer par de nombreux services et être signé par leurs responsables.

Si une erreur devait se produire dans l’une de ces phases, elle serait entraînée le long de la chaîne, ce qui rendrait impossible de savoir d’où elle provient. Cependant, grâce à la traçabilité, nous pouvons accéder à tout moment à l’état du document et ainsi identifier le point critique et le récupérer juste avant la modification erronée.

Il existe deux manières de contrôler la traçabilité : Système d’avis. Il s’agit d’un ensemble d’alertes adressées au personnel responsable de chaque document, afin de s’assurer que les délais sont respectés. De cette façon, on évite que des fichiers importants restent stagnants au sein d’un service. Statut du document et contrôle de version. Elle est liée à l’exemple que nous avons exposé précédemment. Vous permet de rétablir un document à l’état antérieur à l’apparition d’une erreur. Cela se fait au moyen d’un historique qui enregistre toutes les modifications apportées.

Comment résoudre la traçabilité grâce à un système de gestion documentaire ?

Le processus de gestion documentaire Everial d’une entreprise doit être complètement systématisé, car la grande quantité de données actuellement stockées implique un traitement exhaustif. Sans moyen d’automatiser le processus, il serait impossible de le mener à bien de manière ordonnée et également conforme au RGPD .

L’importance d’une bonne gestion documentaire dans l’entreprise numérique

La dématérialisation des documents est indispensable pour traiter correctement les dossiers d’une entreprise. Ce n’est qu’ainsi que les directives de sécurité, d’efficacité et d’accessibilité requises par le registre seront respectées. Quelles données sont tracées dans un document ? Principalement les suivants.

-Origine. La personne qui les a créés ou envoyés.

-Délais/Avis. Non seulement le délai de livraison final, mais aussi la date limite pour son élévation à un autre département.

-Opérations. Nous devons connaître tous les changements qui ont été apportés et qui les a exécutés. Emplacement. Non seulement au sein de la bibliothèque numérique, mais aussi au sein du réseau départemental de l’entreprise.

-Compte tenu de ce qui précède, il est évident que sans un processus informatisé et standardisé qui détermine et affiche toutes ces données, il est très difficile de les maintenir à jour et contrôlées. C’est là que la numérisation et la gestion des documents occupent une place centrale, analysant chacun des fichiers reçus, extrayant les informations utiles et vous les fournissant.

Avantages d’avoir une gestion documentaire pour la traçabilité

-Evitez la perte de fichiers : un même document peut transiter un nombre incalculable de fois par les services d’une entreprise, et même en sortir s’il existe un service externalisé. Par conséquent, il est essentiel de connaître l’emplacement exact à tout moment afin de ne pas perdre de données, ce qui est réalisé avec la gestion des documents et ses outils de localisation.

-Caractère de qualité d’impression : une entreprise qui contrôle ses documents à tout moment et de manière exhaustive, est considérée comme une entreprise fiable par le consommateur. En appliquant un système de gestion numérique, la marge d’erreur lors du traitement des données personnelles et commerciales est minimisée.

-Rationalise les processus : un gestionnaire de documents peut utiliser la traçabilité documentaire pour savoir quelles tâches n’ont pas encore été effectuées sur un dossier spécifique. En ce sens, il se peut que certains aspects soient restés à valider, que certaines modifications n’aient pas été résolues ou même qu’un délai soit proche d’être respecté.

-Il est essentiel de se conformer à la loi : la Loi Informatique et Libertés est de plus en plus stricte, et impose actuellement un contrôle adéquat des données personnelles des clients. En outre, nous devons vous fournir un moyen de demander leur suppression, si vous le souhaitez. Encore une fois, la gestion des documents permet sa localisation facile.