Étapes et phases de la GED ou gestion documentaire
Vous souhaitez optimiser le fonctionnement de votre entreprise, éliminer les silos d’informations et favoriser un environnement collaboratif où l’information est disponible quand vous en avez besoin ?
Les processus de travail peuvent être optimisés, les référentiels de données fixes et isolés peuvent être éliminés et la disponibilité des informations peut toujours être garantie grâce à la gestion des documents. La création de documents d’entreprise nécessite une régulation, un contrôle et une planification.
Nous ne vous donnerons pas plus d’indices car nous allons rentrer dans le détail pour vous dire quelles sont les étapes et les phases d’une gestion documentaire. Pouvez-vous venir avec nous ?
Que faut-il savoir sur les étapes de la gestion documentaire ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons que la GED est un processus qui comporte plusieurs étapes de mise en œuvre, d’une part, et de numérisation, d’autre part. Cependant, ils peuvent varier légèrement d’un système à l’autre.
Dans tous les cas, nous avons rassemblé les phases générales de la gestion documentaire, qui reposent sur une série de principes et de stratégies pour garantir le bon usage de l’information dans les organisations.
Ce processus est très important, car le progrès ou le recul de l’activité commerciale en dépend en grande partie.
Préparez-vous, commençons !
8 phases de la gestion documentaire en entreprise
Prenez note et suivez chacune de ces étapes de manière ordonnée :
- Planification : examine et évalue les informations dans le contexte juridique, technique et fonctionnel
Il s’agit de la première phase du programme et comprend toutes les activités visant à la génération et à l’évaluation des documents de l’entreprise conformément au contexte juridique, technique, fonctionnel et administratif. Il comprend l’analyse des processus, la conception de normes et d’objectifs de gestion basés sur la production, le stockage et la catégorisation, l’analyse diplomatique et l’enregistrement dans le système de gestion documentaire.
D’une part, les exigences techniques font référence à des prérequis, tels que des manuels de processus et de procédures, des tableaux d’évaluation documentaire ou des règlements généraux, entre autres. D’autre part, les exigences administratives font référence à la nécessité d’intégrer le programme de gestion de documents à toutes les fonctions administratives de l’entreprise.
Cette étape facilite la mise en œuvre du Programme de Gestion Documentaire et permet d’identifier les problèmes et les opportunités, ainsi que les objectifs et les besoins en informations.
- Production : évaluation des documents pour économiser les ressources
Dans cette étape de gestion documentaire, les dossiers et informations sont évalués, ainsi que leur création, catégorisation et saisie, création, structure, supports et moyens de traitement de l’information. Pour cela, la pertinence et la fonctionnalité des documents dans les processus dans lesquels ils interviennent sont prises en compte. Le but ultime de cette étape est de gérer et d’intervenir efficacement pour économiser les ressources.
Procès-verbaux, circulaires, notes de service, documents comptables, dossiers cliniques et académiques sont quelques exemples d’application de cette étape.
- Traitement : le parcours du document depuis sa production jusqu’à l’accomplissement de sa fonction administrative
C’est l’action nécessaire pour enregistrer, lier un document à une procédure, diffuser, décrire, récupérer et accéder à la consultation dudit document . L’analyse complète des informations permet à l’entreprise de connaître son influence sur tous les processus, ainsi que ses fonctions internes et externes. Pour cela, les modalités d’utilisation du dossier, sa facilité d’accès et sa pertinence sont passées en revue.
Cependant, il est important de prendre en compte les délais maximaux établis pour le traitement des communications, conformément à la réglementation correspondante dans chaque pays. L’étape de traitement permet d’améliorer les processus de réception de la demande ou de traitement. Un exemple de son application est le guichet unique, dont l’objectif est de rationaliser et de simplifier les flux d’informations.
- Organisation : actions orientées vers le classement, l’agencement et la description
L’examen détaillé des documents – pour procéder à leur valorisation, catégorisation, stockage et types de fichiers désignés – est inclus dans l’activité administrative de l’entreprise. L’objectif principal de cette phase est d’organiser et de stocker correctement les documents.
Cette étape se décompose en trois phases différentes : classement (processus d’identification et d’établissement des séries qui composent chaque ensemble documentaire), organisation (localisation physique des documents) et description (analyse des documents pour la gestion). .
Elle s’applique dans les dossiers d’enquête disciplinaire, comme les plaintes ou la résolution d’ouverture d’enquête.
- Transfert : tient compte du format, de la migration et de la structure
Les documents du dossier de gestion sont envoyés au bureau central, et de là aux archives conformément aux Tables de Conservation des Documents qui ont été adoptées. Dans cette phase, les politiques de transfert de documents sont définies, en fonction du format, de la migration et de la structure, ainsi que de la conservation et de la conversion. Les principaux objectifs sont : de transférer les fonctions de gestion, de conservation, d’accès et de consultation à un service spécialisé ; et optimiser l’utilisation de l’espace.
Ainsi, cette étape garantit aux utilisateurs l’accès à l’information, évite la production irrationnelle de documents et concentre les informations utiles, entre autres avantages.
- Disposition : enregistrement systémique qui établit les valeurs documentaires
La provision documentaire est un enregistrement général qui, en plus d’établir les valeurs des documents, établit également la validité, les périodes de conservation, la destination finale et la classification de réserve ou de confidentialité de ceux-ci.
Dans cette étape, les documents sont évalués et sélectionnés pour garantir leur conservation ou leur élimination ultérieure. Les documents de toutes les phases du cycle de vie sont sélectionnés en vue de leur conservation ou de leur élimination.
Les activités suivantes interviennent dans cette étape : élimination des documents, conservation totale, sélection, microfilmage et numérisation.
- Maintenance : moyens de préserver les informations
Des mesures sont prises pour s’assurer que la documentation est correctement protégée. La préservation des informations commerciales à long terme nécessite des procédures, des exigences et des stratégies qui permettent aux informations d’être exécutées pendant le processus de gestion des documents. L’objectif principal de cette étape est de préserver les fichiers à long terme en s’appuyant sur la stabilité physique, technologique et de protection des documents dans toutes ses dimensions.
Elle s’applique aux documents d’archives électroniques et aux documents numériques, entre autres. Et certaines des stratégies de conservation clés sont : l’attribution des responsabilités, l’acquisition de l’infrastructure technique appropriée et la création de conditions pour la manipulation et le stockage des supports physiques.
- Valorisation : valeurs des informations sur l’entité
Une fois les séries documentaires identifiées, la documentation est évaluée, sélectionnée et l’aliénation finale est effectuée. A l’issue des étapes et phases de la GED ou gestion documentaire, l’objectif est de déterminer quels sont les dossiers les plus importants de l’entité, ainsi que leur conservation ou élimination.
L’évaluation facilite le traitement des documents, garantit leur sélection et détermine quels sont ceux qui ont perdu leur intérêt ou leur utilité.
Conclusions sur le processus de gestion électronique des documents
Êtes-vous prêt à optimiser les processus de gestion des documents et de l’information de votre entreprise ? Ces phases marquent la voie vers une meilleure gestion des documents, et donc aussi vers la productivité et l’efficacité de votre entreprise.
La gestion documentaire a évolué ces dernières années vers le paysage numérique. La politique de gestion électronique des documents intègre les lignes directrices définies par les organisations pour créer et gérer des documents fiables, authentiques et disponibles dans le temps.
On a parfois tendance à confondre gestion et numérisation de documents alors qu’en réalité ce sont deux processus très différents. La numérisation des documents est une étape essentielle de la gestion, mais elle comporte d’autres phases différentes : collecte des dossiers papier (quel que soit leur emplacement), suppression des éléments qui retiennent les documents (trombones ou agrafes), numérisation des dossiers (support scanners, production moyenne-élevée et élevée, ainsi que des scanners à plat), configuration de la reconnaissance optique OCR (outil permettant de transformer des documents physiques en fichiers texte numériques modifiables), etc.
Les étapes de la gestion documentaire nous permettent de créer des stratégies à court, moyen et long terme, ainsi que de transformer les dossiers en véritables centres d’information, utiles et importants pour l’activité de l’entreprise.