Comment réduire l’utilisation de papier dans votre bureau ?
En France, malgré le fait que la facturation électronique soit utilisée dans la plupart des entreprises, il existe le paradoxe que dans 97% des cas, elles continuent à choisir d’imprimer les factures, n’éliminant ainsi pas l’utilisation du papier, ce qui nuit définitivement à l’efficacité .
Nous savons que le papier limite la productivité des entreprises, cependant, ces données et bien d’autres reflètent que les entreprises méconnaissent encore les avantages d’une bonne gestion documentaire et également d’une politique d’impression optimale.
Il existe différentes raisons derrière ce fait et elles vont de la méfiance à l’égard des outils de gestion de documents et de la facturation électronique à la personnalisation.
L’élimination de l’utilisation du papier dans les bureaux, en plus d’améliorer les processus, d’augmenter la productivité et de garantir le respect de l’environnement, signifie une réduction dans de nombreux cas de 63% des coûts, si l’on s’en tient, au moins, au processus d’émission des factures .
De plus, une entreprise passe en moyenne deux heures au total à travailler avec des documents, chaque employé utilisant en moyenne 10 000 feuilles de papier par an. Pour cette raison, l’utilisation de solutions et d’outils qui améliorent à la fois l’accès, le traitement et la localisation des informations représente un pas de géant vers la réalisation d’un bureau sans papier et, par conséquent, d’un environnement de travail plus efficace.
N’oublions pas que tout ce qui entoure le papier est étroitement lié aux tâches routinières et improductives. Par conséquent, miser sur l’automatisation dans la gestion et la manipulation se traduit toujours par l’agilité des processus métier. En moyenne, une entreprise passe au total deux heures à travailler avec des documents.
Pour faire du bureau sans papier une réalité , les premières recommandations sont d’éviter les copies imprimées. C’est-à-dire : n’imprimez que l’essentiel. Évitez, par exemple, d’imprimer des e-mails.
Il est également important de connaître le bon usage des imprimantes, photocopieurs et multifonctions dans votre environnement de travail pour éviter les erreurs découlant de leur utilisation. Pour cela, il est crucial d’avoir un service de conseil technique qui vous indique comment obtenir une rentabilité maximale, avec les coûts les plus bas.
Un autre point fondamental est l’utilisation d’outils de collaboration . Nous parlons d’environnements de travail capables de partager et d’éditer des documents de n’importe où et capables de faciliter l’échange d’informations de manière rapide et agile, évitant ainsi l’utilisation de papier.
L’important est d’en finir avec ces montagnes de papier qui s’accumulent sur les tables de travail. Pour cela, il faut aussi miser sur un bon classement des informations et cela n’est pas possible sans la numérisation de vos documents, qui engendrera des améliorations notables d’accès, un gain de place et une plus grande conservation et sécurité.
En outre, il est essentiel de connaître les outils de gestion de documents et de facturation électronique existants sur le marché qui permettent de réduire l’utilisation du papier, garantissant une administration, un classement et un classement appropriés des documents, ainsi que toutes les mesures de sécurité nécessaires.
Les organisations doivent rechercher la pérennité et cela ne se comprend pas non plus sans avoir un respect adéquat de l’environnement, soit en utilisant des multifonctions dotés d’une technologie de pointe capable de faire plus dans les plus brefs délais, soit en surveillant et en ayant un contrôle plus exhaustif des dépenses truquées en imprimer. Réduire les déchets ou réduire la consommation des ressources utilisées dans la fabrication du papier comme les arbres, l’énergie et l’eau sont essentiels pour éviter la contamination et faire une consommation responsable qui ne compromet pas les générations futures.
N’oubliez pas qu’un bureau sans papier se traduit toujours par des organisations plus productives, mais aussi :
- Des processus et des services plus efficaces
- Un meilleur accès à l’information
- Utilisation optimale des ressources
- Plus de contrôle et de sécurité
- Diminution de la localisation et du temps de recherche
- Amélioration significative de l’environnement de travail
Faire d’un changement de culture dans les processus et les procédures une réalité est la seule façon de rendre le bureau sans papier.