7 avantages d’utiliser la facture électronique
La facturation électronique Everial est le processus par lequel les reçus pour la vente de biens ou la prestation d’un service sont générés, mais sous forme numérisée. Pour faire une facture électronique, vous devez disposer d’un programme de facturation, des données légales de vos clients qui doivent figurer sur la facture et de votre signature électronique.
De plus, il doit être dans un format électronique standard. Son envoi et sa réception doivent être numériques et doivent respecter, comme nous le verrons plus loin, des exigences d’intégrité et d’authenticité.
Si vous avez une entreprise et que vous envisagez de passer à la facturation électronique, nous vous laissons dans cet article 7 avantages de la facturation électronique qui amélioreront votre productivité et le processus de travail de votre entreprise.
1. Économisez de l’argent
En ayant toutes les factures au format numérique vous économiserez tous les frais d’impression, d’encre, de papier, d’envoi par courrier postal, de stockage et de fichiers, etc. Si vous avez une petite entreprise, les dépenses mensuelles ne représentent peut-être pas une dépense importante, mais gardez à l’esprit ce que vous pouvez économiser en un an.
Si vous recherchez des moyens de réduire les coûts dans votre entreprise, passer à la facturation numérique peut vous aider à réduire vos dépenses tout en gagnant en espace et en organisation, car vous n’aurez pas besoin d’un fichier physique dans lequel stocker toutes vos factures.
2. Automatisation de la facturation
Un programme de facturation électronique vous aidera à automatiser les processus lors de l’envoi et de la réception de vos factures. De plus, vous aurez tout le travail intégré dans une seule plateforme, donc votre efficacité et votre productivité, ou celle de vos employés, seront plus grandes.
Vous aurez plus de temps pour faire d’autres tâches qui demandent plus d’efforts. Grâce à cette automatisation, la possibilité d’erreurs humaines est également réduite . Comme tout est digitalisé et automatisé, vous n’aurez qu’à surveiller et ainsi éviter les erreurs lors de la saisie de vos données clients ou lors d’un paiement.
3. Réduction des délais de livraison
Comme ce sont des programmes automatisés, la facturation sera toujours envoyée en début de mois et vous n’aurez pas à passer de longues heures pour qu’elle soit prête à l’échéance. En réduisant les erreurs, il n’y aura pas besoin de corriger les factures, donc tout sera beaucoup plus rapide .
De plus, en envoyant les factures plus tôt, le processus de recouvrement sera également plus précoce. Certains programmes de facturation incluent également la possibilité d’automatiser les frais directs via votre banque.
4. Validité juridique
Comme la facturation papier, la facturation électronique a une validité juridique complète. Conformément à la loi, pour qu’une facture soit valable, l’émetteur dudit document doit garantir l’intégrité du contenu et la lisibilité à compter de la date d’émission de la facture et pendant toute la durée de conservation.
Grâce à la facturation électronique, la conservation et la lisibilité des factures dans le temps est bien plus confortable , puisqu’il ne sera pas nécessaire de faire des copies ou de revoir les fichiers à chaque fois.
Lorsque vous contractez un programme de facturation, gardez à l’esprit qu’il respecte tous les aspects légaux nécessaires et en cas de doute, contactez un spécialiste ou votre conseiller financier.
5. Une plus grande sécurité dans votre facturation
Parmi les avantages de la facture électronique figure également l’augmentation de la sécurité lors de l’envoi de vos factures . Généralement, les programmes de facturation utilisent des réseaux privés et ont des protocoles spécifiques tels que AS2, FTPS, Web Services ou Value Added Network.
Il y aura également moins de chances que vos factures soient piratées ou dupliquées pour une éventuelle escroquerie ou fraude. La signature numérique garantit également l’authenticité, la véracité, l’origine et l’intégrité des factures.
De plus, comme tout est numérisé et, normalement, dans le cloud, il n’y a aucun risque de perdre des documents, comme si cela pouvait arriver avec des factures papier.
6. Un pas vers la digitalisation
Le passage aux factures électroniques est le premier pas vers la digitalisation de votre entreprise. Avec la situation marquée par le Covid-19, de nombreuses entreprises ont dû changer de structure et faire le saut vers des solutions numériques qui leur permettent de travailler à distance de n’importe où, d’automatiser les processus, de réduire les coûts et d’être plus productifs.
Tous ces avantages sont fournis par des factures électroniques Everial Une fois que les entreprises ont commencé à facturer numériquement, de nombreuses intégrations peuvent être réalisées dans ces programmes, par exemple la synchronisation avec le CRM ou avec le service marketing.
De cette façon, il y aura une plus grande communication entre les différents départements des entreprises, mais en même temps le travail sera plus fluide grâce à l’automatisation des processus et à la facilité d’accès aux données.
7. Réduire l’impact environnemental
Enfin, l’un des grands avantages de la facture électronique, qui influence également la responsabilité sociale d’une entreprise, est la réduction de l’impact environnemental.
Ne pas avoir à imprimer de factures élimine le coût du papier, rendant notre entreprise plus durable. De plus, en n’envoyant pas de factures par courrier ordinaire, nous économisons les émissions de CO2 dans l’atmosphère, produites par les transports.