9 avantages d’avoir un logiciel de signature numérique pour votre entreprise

La numérisation des activités commerciales contribue à faciliter les opérations telles que la validation des accords, un processus qui peut se voir accorder une validité juridique grâce à une signature électronique.

La signature électronique est la forme numérique de la signature commune sur papier et représente la volonté d’une personne d’accepter, d’approuver ou d’être d’accord avec le contenu d’un document, qui dans ce cas est électronique.

Cet outil s’est avéré très utile pour rendre les opérations commerciales plus efficaces, augmenter la rentabilité, accélérer les accords et améliorer les flux de travail.

Pour cette raison, dans cet article, nous parlerons des principaux avantages de la signature numérique et de la manière dont l’utilisation des signatures électroniques peut bénéficier à votre PME. Commençons!

Importance de la signature électronique pour les PME

Les dirigeants de PME sont très impliqués dans les opérations commerciales de leur entreprise, par conséquent, ils doivent souvent gérer à distance. Ils sont absents de leur bureau la plupart du temps ou même en voyage.

Dans ce contexte, il est vital pour eux d’éviter de ralentir l’activité de l’entreprise du fait de l’absence. Le fait de ne pas être présent ne doit pas empêcher la signature des documents indispensables à la réalisation des transactions.

C’est pourquoi de nombreuses PME mettent en œuvre une solution de signature électronique comme leur propre méthodologie pour les opérations de l’entreprise. Que les signataires soient à des milliers de kilomètres ou présents dans le même bureau, ils pourront signer leurs documents sans limitation.

Voyons maintenant brièvement quels types de signatures électroniques existent.

Types de signature électronique

Au niveau mondial, trois types de signature électronique sont utilisés que nous allons présenter ci-dessous.

1. Signature électronique simple

Il s’agit d’une signature qui peut inclure toute donnée électronique jointe à un message ou associée logiquement au document grâce à l’utilisation de toute technologie servant à identifier le signataire et à indiquer qu’il approuve les informations contenues dans le message de données.

2. Signature électronique avancée

La signature électronique Everial qui répond à plusieurs exigences spécifiques est classée comme avancée, telles que celles qui contribuent au lien unique du signataire, qui garantissent l’identité du signataire et empêchent les modifications du document après signature.

De plus, il comprend un certificat numérique fourni par une société prestataire de services de certification agréée par le gouvernement.

3. Signature électronique qualifiée

Il s’agit d’un type de signature sophistiqué et particulier, qui se fait par l’utilisation d’un certificat de signature électronique qualifié. Autrement dit, avec un document électronique qui associe les données du signataire et son identité à celles de validation de la signature.

L’octroi d’un certificat numérique à une personne est validé par une identification numérique, après avoir été soumis à un test d’identité parrainé par le gouvernement. Cette signature présente le plus haut niveau de sécurité et équivaut juridiquement à une signature manuscrite.

10 avantages de la signature numérique pour les documents

Les signatures électroniques offrent un grand nombre d’avantages aux entreprises, en particulier aux PME. Jetons un coup d’œil à certains d’entre eux ci-dessous :

1. Ils sont hautement sécurisés

La signature électronique respecte des normes de sécurité strictes et largement réglementées aux États-Unis et dans l’Union européenne, car elles utilisent des technologies avancées de cryptage des données.

Cette solution s’est avérée sûre, fiable et beaucoup plus rapide que le processus stylo et papier.

2. Accélérer les processus

Des processus de transaction inefficaces entraînent des retards, des coûts élevés et une mauvaise expérience client. Lorsque vous disposez d’un service de signature électronique, vous pouvez envoyer et signer des documents en toute sécurité depuis n’importe quel appareil. Les transactions sont conclues en moins d’une journée, voire en quelques minutes.

Selon les dernières études, un outil de signature électronique réduit de 31% les retards des projets. Ceci à cause de :

• Réduisez les tracas de la paperasse;
• Automatisez les propositions, contrats et autres documents pour les clients ;
• Les contrats peuvent être retournés en moins de temps ;
• Il prend en charge les transactions de tous les types d’appareils.

3. Offre de la polyvalence

Avec l’utilisation de la technologie de signature électronique, les tâches manuelles ennuyeuses sont éliminées et cela offre un plus grand confort à vos employés et clients.

Étant donné que les processus sont mobiles, il est beaucoup plus facile d’effectuer des transactions de n’importe où.

4. Économisez de l’argent

Pour de nombreuses entreprises, les économies opérationnelles (impression, expédition et collecte) se chiffrent en millions de dollars par an. Les PME obtiennent des économies similaires en pourcentage de leurs coûts totaux.

5. Gagnez du temps

Avec la signature électronique, tout est à portée de clic. Où que se trouvent vos clients et collaborateurs, il sera possible de finaliser les accords en moins de temps que manuellement. Cela évitera à vos employés d’avoir à se déplacer d’un endroit à un autre pour le processus ou même de faire appel à des services de messagerie et de transport.

De plus, comme cet outil augmente l’efficacité opérationnelle, il est possible de gagner beaucoup de temps sur les tâches de routine, d’optimiser les flux de travail et d’éliminer les formats manuels. Cela réduit considérablement les erreurs et les coûts qui y sont associés.

6. Vous pouvez signer de n’importe où

Les signatures numériques peuvent être effectuées à partir d’applications mobiles de haute sécurité conçues pour les systèmes d’exploitation Android, iOS et Windows qui vous permettent de travailler même en l’absence d’accès à Internet.

7. Augmente la compétitivité

C’est un excellent outil qui facilite les démarches juridiques, vous permettant de fidéliser vos collaborateurs et d’offrir une belle expérience à vos clients. Une forte compétitivité est portée par l’innovation, autre aspect différenciateur pour votre entreprise.

Lorsqu’une PME met en place la signature électronique, les workflows sont optimisés et le temps de retour sur investissement est réduit. De plus, cela facilite l’acquisition de nouveaux clients par rapport à l’utilisation de documents physiques.

8. Processus de signature plus rapides

Avec cette technologie vous pouvez signer plusieurs documents en un seul clic, par exemple signer la paie de vos collaborateurs ou un ensemble d’ordres de paiement.

9. Une plus grande efficacité dans les processus

Avec la signature numérique Everial, il y a plus d’ordre dans la gestion des fichiers et des documents, en plus de faciliter l’accès à l’information chaque fois que cela est nécessaire ou pratique.

Enfin, il ne reste plus qu’à détailler que la technologie de signature numérique s’adapte à n’importe quel processus au sein de votre entreprise. En utilisant cet outil, vous pouvez :

• Valider les lettres d’intention;
• Conformités internes ;
• Accords avec les fournisseurs ;
• Informations sur les dépenses ;
• Acheter en ligne;
• autorisations ;
• Processus de facturation ;
• Contrats de vente.