Conseils pour bien gérer les documents numériques
Une bonne gestion des documents numériques ou Ged Everial peut vous aider à devenir le leader du marché, à rendre votre entreprise plus rentable, flexible, efficace et appréciée de vos clients.
Vous voulez savoir comment l’utiliser à votre avantage ? Continuez à lire cet article pour comprendre ce que sont les documents numériques, l’importance de ce format pour votre entreprise par rapport aux documents physiques, et certains conseils pour bien gérer votre entreprise !
Qu’est-ce qu’un document numérique ?
Un document numérique est un fichier électronique , codé avec des nombres binaires et accessible par un système informatique. En général, ce format peut être traduit via un fichier numérisé ou un fichier numérique inhérent.
Ces fichiers garantissent une plus grande sécurité, coopération, efficacité et facilité de partage, tout en ayant le même effet juridique.
13 étapes pour améliorer la gestion numérique des documents de votre entreprise
Le bon stockage des fichiers doit être une priorité pour votre entreprise, d’autant plus que la perte d’un document peut forcer des heures, voire des jours, à retravailler. Par conséquent, une mauvaise gestion des documents numériques nuit non seulement aux bénéfices, mais peut également entraîner des pertes pour votre entreprise.
De la récupération d’anciennes versions de documents spécifiques à l’édition simultanée à distance du même fichier par plusieurs personnes d’une même équipe, la maintenance et l’organisation de nos documents doivent être considérées comme une source d’avantage concurrentiel.
Alors voici comment bénéficier d’une bonne gestion numérique des documents quel que soit le logiciel mis en place :
Définir un emplacement et des protocoles de stockage
La concentration des documents dans un dossier principal aidera à organiser et suivre les données. Vous pouvez définir cet espace sur « Mon serveur », par exemple, et créer des sous-dossiers pour une catégorie plus spécifique, en organisant les fichiers par projet ou par sujet.
Partagez également avec les employés de l’entreprise des directives sur la façon d’archiver les documents numériques (comment nommer les dossiers et les fichiers, quand basculer entre l’utilisation locale ou cloud et la sauvegarde, etc.).
Utilisez des nomenclatures explicites et optez pour des noms courts
Les dossiers et sous-dossiers de sous-titres sont indispensables pour accélérer le suivi d’un document numérique. Attention : il est important que les noms choisis soient compris par tous ceux qui accèdent à l’information.
Des acronymes peuvent être utilisés, mais essayez d’utiliser des formules descriptives (clients actuels, anciens clients, factures, offres, etc.). Privilégiez les descriptions courtes et évitez l’utilisation de caractères spéciaux qui pourraient rendre ces noms incompatibles avec d’autres plateformes .
Plus vous avez d’informations, plus vous avez besoin de sous-dossiers
Au fil du temps, la complexité de vos fichiers augmentera sûrement à mesure que le nombre de fichiers augmentera. À ce stade, envisagez d’intégrer des sous-dossiers pour distribuer les informations.
Créez de bonnes habitudes et catégorisez les autres fichiers
En tant qu’entrepreneur, vous devez développer des habitudes qui favorisent l’organisation et la gestion des informations pertinentes pour votre entreprise. En plus de prendre soin de la gestion des documents numériques, conservez les fichiers de programme stockés à différents index et en toute sécurité.
Gardez toujours les documents numériques au bon endroit
En parlant de bonnes habitudes, prenez l’habitude d’organiser les fichiers dans leurs dossiers respectifs dès le départ, plutôt que de les enregistrer d’abord localement, puis de les déplacer là où ils appartiennent. Il s’agit d’une étape inutile qui conduit souvent à la « disparition » du document en question.
Faites une sauvegarde et gardez-la à jour
Avec une sauvegarde appropriée, vous ne désespérerez pas de perdre vos documents importants. Les accidents arrivent. Ainsi, peu importe combien vos documents sont sauvegardés, pensez qu’un événement imprévu peut vous faire perdre tous vos fichiers.
Soyez strict avec vos sauvegardes
Le fichier est-il obsolète ? Créez des sous-dossiers avec d’anciennes versions ou des fichiers inactifs. Cependant, certaines informations ne seront pas réutilisées, comme les dossiers d’anciens employés qui ont quitté leur emploi ou les clients avec lesquels vous ne faites plus affaire.
Mais attention : avant de nettoyer le système, vérifiez soigneusement les fichiers et ne supprimez pas les fichiers qui contiennent des informations sensibles ou qui sont toujours pertinents pour votre entreprise.
Planifier un entretien régulier
Une maintenance régulière est importante pour une bonne gestion des documents numériques si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre investissement initial en temps, en efforts et en argent.
Évaluer la possibilité d’une conversion automatique
Les entreprises qui traitent un grand nombre de documents, tels que la comptabilité , peuvent rechercher une méthode de conversion automatique des fichiers. En transformant cette pratique en culture d’entreprise, il deviendra plus facile d’imposer des fichiers numériques au fil du temps.
Apprends de tes erreurs
Des erreurs se produisent, même lorsque nous sommes bien préparés. Dans ces cas, il est important de les reconnaître, de les identifier et de les corriger.