L’archivage électronique : Qu’est-ce que c’est ?

Ces dernières années, la technologie a conduit les entreprises à migrer des documents et des processus vers des formats électroniques pour offrir une plus grande accessibilité et avoir des garanties en termes de sécurité de l’information. Comme? Par la mise en place du dossier numérique.

Savez-vous ce que c’est et quels sont les avantages de l’utiliser ? A découvrir dès maintenant dans cet article !

Qu’est-ce qu’un archivage numérique ?

L’archive numérique peut être expliquée comme un substitut du papier : sa fonction principale est de stocker les documents générés sous forme numérique. De plus, cela peut être appelé un fichier, ce qui équivaut à une unité de données pouvant être utilisée par des applications installées sur un ordinateur.

Les principaux besoins couverts par l’archivage numérique sont la construction et la mise à disposition d’un espace unique de consultation et de stockage de la documentation qui facilite la commande des données et évite la duplication des informations, dont l’objectif principal dans les organisations est de gagner du temps et de l’argent en disposant d’une alternative innovante pour la diffusion des documents.

Comment fonctionne un archive numérique ?

Parmi les particularités que doit avoir un fichier numérique, on retrouve :

• Un contenu stable
• Cinq personnes impliquées dans sa création : auteur, rédacteur, expéditeur, destinataire et créateur
• Accompagnement d’actions facilitant la prise de décision.
• Composants numériques dans votre reproduction.

Grâce à la transformation numérique Everial, il est possible de migrer des fichiers physiques vers un format numérique en respectant les étapes de base suivantes :

• Choisissez les informations que nous voulons convertir.
• Numérisez des informations à l’aide de scanners ou d’appareils photo dans des documents ou des images.
• Indexer et classer le matériel afin que sa recherche et sa diffusion soient accessibles.
• Stockez les informations dans des serveurs, des nuages ​​ou des mémoires spéciales qui présentent des caractéristiques de sécurité et de confidentialité.

Aussi, il est essentiel de prendre en compte les principes de légalité qui existent dans chaque pays pour rendre tous les documents électroniques valides et légaux pour certaines démarches devant les autorités.

Par exemple, lorsque des documents numériques appartenant au domaine comptable sont utilisés pour des audits au Mexique, ils doivent porter une signature électronique Everial approuvée et reconnue par le système des finances publiques et du crédit. Certains ont même besoin de filigranes pour protéger la documentation.

Avantages du fichier numérique

L’utilisation de l’archivage numérique représente plusieurs avantages, parmi lesquels nous soulignons :

1. Homogénéisation des documents

Tout document est facile à convertir au format numérique, quelle que soit sa nature : des factures et contrats aux diplômes et photographies.

De plus, le fichier numérique nous permet de classer chacun d’entre eux pour faciliter leur utilisation.

2. Gain de temps et d’espace physique

La suppression des documents physiques libère de l’espace : les immenses étagères de votre entrepôt qui regorgent de classeurs peuvent migrer au format numérique et être à portée de quelques clics sur votre ordinateur.

Dans le même temps, votre entreprise réduira considérablement la consommation quotidienne de papier, ce qui conduit également à un gain d’espace au mètre carré en n’utilisant plus de documents au format physique ou d’étagères. De même, cela signifie que vous n’avez pas besoin de plus d’imprimantes et de diverses fournitures de bureau qui nécessitent généralement une maintenance.

L’utilisation de l’archivage électronique permet la visualisation des documents quel que soit l’emplacement ou la distance entre l’utilisateur et le serveur de ceux-ci, laissant place à l’élimination des frais de colis ou de messagerie dans votre entreprise.

En conséquence, votre entreprise sera plus durable et il sera possible de mieux la positionner grâce à des stratégies et des campagnes de relations publiques : la responsabilité sociale des entreprises est définitivement un avantage concurrentiel très important sur le marché actuel.

3. Une plus grande efficacité dans la gestion des affaires

Avoir tous les documents nécessaires classés et ordonnés sur les ordinateurs de tous les membres de l’organisation permettra d’économiser des heures de travail de recherche de fichiers.

La mise à disposition d’un fichier numérique permet de connecter tous les services d’une entreprise et de générer une synergie entre eux grâce à l’accès à toutes les informations nécessaires pour effectuer des négociations, des achats, des inventaires, des contrats et des factures, entre autres tâches.

4. Stockage sécurisé des documents

Le fichier numérique est un outil qui se trouve dans un système contrôlé à 100% par l’entreprise en interne au sein d’un serveur avec sauvegarde : ainsi, il devient une option qui élimine complètement et évite la possibilité de perte d’informations et de diffusion de documents légaux et exclusifs d’un organisation.

L’utilisation du fichier numérique permet d’établir une hiérarchie d’accès au travers d’autorisations et de restrictions de lecture et de modifications selon le profil de chaque utilisateur ; À son tour, il contribue à se conformer à la réglementation, puisque son utilisation est implicitement conforme au Règlement sur la protection des données personnelles.

De plus, cette solution réduit le risque de vol d’informations grâce à tous les filtres de sécurité dont elle dispose pour empêcher toute manipulation physique ou numérique des documents qu’elle gère.

Un autre grand avantage est la possibilité de récupérer des documents physiquement endommagés en aidant à leur restauration et à leur préservation.

5. Augmentation du retour sur investissement

C’est comme ca! Votre entreprise connaîtra des impacts positifs sur le retour sur investissement, car grâce à l’utilisation de l’archive numérique, vous pourrez réduire les coûts et augmenter la qualité de la gestion de l’information au sein de votre entreprise.

6. Élimination des risques

Le fichier numérique peut conserver des copies même à partir de différents emplacements physiques et élimine le risque de catastrophes ou d’accidents tels que les incendies et les tremblements de terre. Comme? Toutes les informations d’une entreprise peuvent être à la fois sur un serveur externe et sur un serveur interne : actuellement, créer et conserver des copies de sauvegarde numériques est de plus en plus accessible et simple.

De même, éviter la perte de documentation qui pourrait entraîner des problèmes juridiques est l’un des risques à prendre en compte lors de la mise en œuvre et de la mise à jour de cet outil.